急な来客への対応

通常、会社への来客はお約束している場合が多いので、特別な理由がない限りは、担当者が案内することになっています。
しかし、約束をしていない急な来客の場合、担当者がいないので、きちんとした接客対応が必要になります。

どんなお客様にも、「いらっしゃいませ」とご挨拶をするのがビジネスマナーでは、基本です。
相手の要件を聞き、担当者がいなかった場合は、まずこちら側にミスがないかどうかを確認しましょう。
来客者を待たせてしまうので、お待ちいただくことを丁寧に謝ります。

そして、お約束が確認できなかった場合は、「せっかくお立ち寄りいただきましたのに・・・」と謝罪した上で、伝言で対応できる要件か、または別の人が承っても問題ないか、などお客様に相談してみると良いでしょう。
担当者との確認作業に手惑い、お客様を長時間放っておかないように心遣いを忘れないようにすることも大切です。

担当者の代わりに接客する場合は、お客様にも担当者にも後で分かるように、しっかりと丁寧に内容確認を忘れずに。
どんな相手に依頼しても信頼できると来客者に感じていただけるように、スピーディーに正確に、心を込めて接客することがビジネスマナーの基本です。