電話を受ける場合

電話を受ける場合は、まず自分の社名を名乗りましょう。
これはビジネスの鉄則です。

また、電話が鳴ってから3コール以内に受けるように心がけます。
4コール以上鳴ってしまった場合は、最初に「お待たせ致しました」と言いましょう。

電話の相手が名前を伝えてきたら、たとえ誰が相手でも「いつもお世話になっております。」と挨拶します。
相手が名前を名乗らなかった場合は、「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と確認しましょう。

そして、相手の会社名、名前、取り次ぐ相手の名前、用件をメモします。
「○○社の○○様ですね」と簡単に復唱してから、「少々お待ちください」と保留して、取り次ぐ相手に転送しましょう。

取り次ぐ相手が不在の場合は、不在の理由、戻る時間を確認してから「大変お待たせいたしました。○○は外出のため現在は不在です。○時頃に帰社予定ですので、その後折り返し連絡を差し上げますが、いかが致しましょうか？」と相手に伝えます。
相手が納得した場合は、電話番号を聞いて復唱し「失礼致します」と電話を切ります。
電話を切る場合は、相手が電話を切ったのを確認してから切るのがマナーです。

また、電話応対はビジネスマナーとしてきちんと身につけていないと、自分の会社のイメージを悪くしてしまいます。
あなたは「会社の代表」として出ているのですから、ビジネスマナーを心得た社会人を目指すことが大切です。